人事のストレスの要因はどこにあるのか?(息抜き編)

執筆者: Tomoaki Takemura on 18/08/16 21:22 |

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みなさんこんにちは!株式会社ダイレクトソーシングのKです。

世の中には様々な職種がありますが、その中でも人事という職種ほど職域の広い仕事は少ないのではないでしょうか。新卒・中途採用においては人員計画、要件定義、選考活動(外部エージェントや媒体への発注、書類選考、面接調整、面接実施、内定通知書の作成、稟議)、入社書類の準備…と採用だけでもかなりの業務が発生します。加えて年末調整業務や人事制度の策定、研修計画の策定及び実施、社員面談、コンプライアンス…具体的にあげればきりがありません。 今回はKがエージェント時代に伺った人事の生の声をもとに、仕事のストレスの要因がどこにあるのかを探っていきたいと思います。 特にこれがしんどい!という声が多かったポイントを3つにまとめてみました。それぞれどのように対処していけばよいのか、一緒に考えていきましょう!

 

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●選考スケジュールの過密さ

最も多かった声がこの選考スケジュールです。人事の皆さんは、現在選考活動でどのくらい面接官、もしくはセミナー話者を担当されていますか? 会社によっても選考プロセスは様々ですが、例えば全部署の一次面接を人事が担当しているケースで、平日だけではおさまらず土日返上して選考にあたっているということがありました。セミナー話者も同様に土日返上しないと間に合わず、また選考は東京だけではないためその移動距離も負担になっているという声も。また候補者が現職の場合はどうしても平日の夜や土日に面接調整となってしまうことが多く、選考スケジュールでは体力的負担がかなり強いられているのが現状です。

Kもエージェント時代に人事と一緒にセミナー開催させて頂くことも多くありましたが、その時に現状を知って驚きました。 しかし、このような悩みを持っていた人事が実際に行っていた対処法があります。 それは、『選考に関わる人を増やして自身の負担を減らす』こと。例えば面接官を人事ではなく配属先部署の人員で実施できるように面接官トレーニングをしたり、セミナー話者も配属先部署の人員に入ってもらうのです。面接官トレーニングでは、エージェントが第三者として人事と配属先部署の間に入り、研修を行った事例もあります。「面接に入ってほしい」だけ伝えると「仕事が増えるのは嫌だ」と反感を買ってしまうかもしれませんが、エージェントを通して面接に入るメリット(入社後のミスマッチを減らすことができるなど)をしっかり説明すれば、悪い話ではないことが伝わるはずです。

●エージェントのマネジメント

Kはエージェント時代にこの話を伺ったので複雑な思いでしたが、取引するエージェントの数が多すぎる!という声も多くありました。採用人数や会社規模によっても異なりますが、とある数百人規模の会社のケースでは、約50社とのエージェントの取引があり、うち約20社がアクティブに選考活動を行っているという状況でした。メールや電話の対応だけで日中が終わってしまい、他の仕事ができるのは20時を超えてから…という疲労感いっぱいの声。更には個人で活動しているエージェントも多く、取引がない中突然候補者を紹介し(もちろん個人情報は伏せた上で)、契約を提案するケースもあり、取引社数は増えるばかり。

このような悩みに対しては、ぜひダイレクトソーシング(ダイレクトリクルーティング、以下略)を活用頂きたいと思います!過去のブログ記事でも触れていますが、ダイレクトソーシングとは、「企業の人事担当が自ら候補者を検索し、直接メールを送り、採用につなげる採用手法」をさします。元エージェントのKが伝えるのも複雑ですが、この手法であればマネジメントの負担は軽減されるので、お気軽にお問合せ頂けますと幸いです。

●各配属先部署との調整

最後は精神的負担が大きい、という声が多かったこの項目。会社規模が大きいほどその採用計画は大きく様々な職種が含まれており、人員を募集するすべての部署との調整業務が必須となります。しかし部署によってカルチャーやトップのキャラクターもまったく異なり、面接結果の確認一つでも返信すらままならないこともしばしば…エージェントからも結果をプッシュされ、頭を抱えるという嘆きの声を聞きました。

これが効く!という特効薬は難しいかもしれませんが、例えば部署毎に、定期的に採用ニーズのヒアリングの機会を持つ、という案はいかがでしょうか?忙しいのにそんな時間取れないよ!という声が聞こえてきそうです、ご最もです。あるいは、「新しく人を採用したい」と部署からニーズが上がってきたときに、「どのような人を採用したいのか詳しく聞かせてください」とセットアップの会議を入れてしまう!ニーズが上がってきたときが部署のモチベーションも最も高いので、その時に会議を入れることでその後の調整がやりやすくなるのではないでしょうか。そしてその会議では希望の人物要件だけではなく、いつまでに採用したいのか、面接のスケジュール方法や希望の連絡手法、長期の休みがあるかなど、細かい点まで確認し握ってしまうのがポイントです。そうすることで相手にも「連絡が来たら対応しなければ」というマインドが生まれるはずです。

 

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●まとめ

いかがでしたか? もちろんこの他にもさまざまなポイントがあるかと思いますが、もし少しでもお役立てできる対処法があれば幸いです。おばあちゃんのようなことを言いますが、何より身体が資本ですので、無理しすぎないことを最後に念押しさせて頂きます! 次回以降は、また視点を採用に戻してお伝えしていきたいと思います。 お楽しみに!

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