ATS(採用管理システム)を使って応募管理を徹底しよう!ATS(採用管理システム)で応募管理するメリット3つ

執筆者: 三上 on 19/03/29 15:00 |

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ATS(採用管理システム)を使って応募管理をしていますか?

みなさんこんにちは!株式会社ダイレクトソーシングの三上です。


ATS(採用管理システム)では、管理システム上ですべての応募を管理することができます。

手間が掛かる紙やExcel、Googleスプレッドシートなどを使った応募管理の必要はありません。

今回は応募管理をATS(採用管理システム)上で行うメリットや応募管理の際の注意点などをまとめました。


1.ATS(採用管理システム)とは

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ATS(採用管理システム)とは「Applicant Tracking System」の略で、採用に関するあらゆる業務の効率改善を狙った、採用情報の管理や選考に関する業務遂行ができる管理システムです。

1つの管理システムを通して、

 

  • 複数媒体への求人掲載

  • 採用ページの構築

  • 応募者の情報管理

  • 選考状況の管理

  • 選考に伴う応募者との連絡

  • ビデオ面接

  • 採用効率の分析

 

などが実行できるのです。

「で、それで?」と思う方もいるかもしれませんが、ATS(採用管理システム)を使わずに採用活動をする場合を考えてみれば、ATS(採用管理システム)がいかに便利なのかを理解していただけるかと思います。

ATS(採用管理システム)を使わない場合の採用業務を考えてみましょう。

 

  • 求人掲載は採用媒体数だけ工数が掛かる

  • 採用ページの制作は制作会社に依頼。制作期間については数ヶ月掛かることも。方向性や掲載コンテンツを決めるなど社内で対応することも多い

  • 応募者情報の管理は、履歴書は紙またはデータでまとめて保管。情報にアクセスできる社員を限定させるために保管状態やセキュリティは万全にしなければならない

  • 複数媒体から応募があった場合、ExcelやGoogleスプレッドシートで一覧化。なお手作業

  • 選考状況は上記の一覧で同時に管理。選考が進むごとにステータスを更新。なお手作業

  • 応募者との連絡は都度選考状況を見ながら必要に応じてメールや電話で行う。面接スケジュールの調整は社内のカレンダーやスケジュール管理ツールを見て調整する

  • 面接は対面、もしくはSkypeのようなチャットツールを通して行う

  • 採用ページの閲覧数/応募数/面接数/内定数/入社数などを集計し、それらの数値から全体の通過率を計算。また各採用媒体ごとの数値も計算し、費用対効果を比較する

 

1つの例として挙げてみましたが、上記のような業務を抱えている人事・採用担当者の方は多いのではないでしょうか?

もしATS(採用管理システム)を導入するなら、これらの業務はどのように変わっていくか挙げてみました。

 

  • 掲載内容を一度入力するだけで複数媒体に掲載ができる

  • 採用ページも簡単な入力だけで人事・採用担当者自身で用意可能。制作期間も掲載内容が固まっていればすぐ

  • 複数の媒体から応募がきても、その情報が自動でATS(採用管理システム)にまとまる。そして一覧として見ることができる

  • ATS(採用管理システム)のログイン権限を必要な社員にのみ必要な範囲の権限で付与すれば良いので、応募者の情報を漏えいする心配がいらない

  • 選考を進めていく際に各フェーズでの合否結果をワンクリックで入力。リアルタイムで全体の選考状況を見ることができる

  • 社内のカレンダー、スケジュール管理ツールとATS(採用管理システム)を同期させることで自動で面接スケジュールを調整

  • 定型文のメールなら自動で応募者に送信できる

  • ビデオ面接もATS(採用管理システム)の1つの機能として利用でき、別のツールを用意する必要がない

  • 選考通過率や各採用媒体の比較もATS(採用管理システム)上で可能。計算は自動化

 

導入するATS(採用管理システム)の種類によっても異なりますが、大体上記のように変化します。

どちらの方が人事・採用担当者の方にとって楽でしょうか?

恐らくATS(採用管理システム)を導入した方が業務の負担が軽くなって楽になるという方が多いのではないでしょうか。

 

このように採用業務を進める上で大きな力となってくれるATS(採用管理システム)ですが、今回はその機能の中でも特に応募管理について、そのメリットや注意点にフォーカスしたいと思います。

 

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2.ATS(採用管理システム)で応募管理をするメリット3つ

それではATS(採用管理システム)で応募管理を行うメリットについて詳しく見ていきましょう。

 

2.1.応募状況、採用状況を1箇所で把握、分析ができる

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まず1つ目が採用に関する状況を1箇所で把握、分析できる点です。

どの採用媒体から、どの職種に、何人が応募してきたのか、そして現在どのフェーズにいるのかを一目で把握することができます。

いちいち状況を把握するために自分で確認して一覧にまとめる必要はありません。

常にリアルタイムの状況をすぐに確認することができます

急な会議で必要になったとしてもすぐにデータを出すことができますし、会議出席者がATS(採用管理システム)のログイン権限をもっていれば紙に印刷する必要がありません。

紙に印刷しないのであれば会議資料を後で処理する手間も省けます。

 

2.2.複数媒体からの応募の情報を自動でつなぎこみできる

2つ目は複数媒体からの応募も自動で1つの場所にまとめることができる点です。

ATS(採用管理システム)上に勝手に応募者の情報がまとまるため、いちいち手作業でまとめる必要がなく、まとめる際にぬけ漏れが発生することも防げます。

採用媒体から応募が来るとメールで通知が来ると思いますが、メールを見て何か緊急の要件に対応していると「後でチェックして情報を一覧にまとめておこう」となりやすいです。

そのため応募があったことを忘れてしまい、把握、対応のぬけ漏れが発生してしまうのです。

例えぬけ漏れがなかったとしても、採用媒体が複数あるということは管理画面も複数あるということなので、それぞれにログインして応募情報を確認しなければならず手間になります。

しかしATS(採用管理システム)上に応募の情報が自動で入ってくれば、ATS(採用管理システム)さえ見ておけば問題ありません。

 

2.3.個人情報の管理において安心できる

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採用に携わるということは応募者の個人情報を取扱うことを避けて通ることはできません。

個人情報の取り扱いについては世の中的にも厳しく、情報漏えいや社員による個人情報の私的利用などがあるとニュースで報道されるほどです。

紙で個人情報を管理するとなると、不特定多数の社員が見ることのないよう管理場所に鍵をつけたり、盗難されないようにあまり目立たない場所に保管したりなどが必要でしょう。

しかしATS(採用管理システム)上で個人情報を管理するなら、そもそも採用に関わる社員のみにログイン権限を付与し、その権限も閲覧範囲を制限することができます。

web上の情報には不正アクセスのリスクがありますが、多くのATS(採用管理システム)では不正アクセスに対する対策をとっており、情報も暗号化により解読できないようにしています。

個人情報が記載された紙を社内にまとめておくよりも、またExcelファイルとして保存しておくよりも、セキュリティ対策がしっかりしているATS(採用管理システム)上に保存したほうが遥かに安全です。

 

3.ATS(採用管理システム)で応募管理する際の注意点

ATS(採用管理システム)で応募管理を行うメリットについてご紹介しました。

メリットがあるのは事実ですが、注意点もあります。

 

3.1.あくまでも管理するためのシステム

ATS(採用管理システム)はあくまでも管理するためのシステムです。

採用効率を改善させるためには人間がきちんと頭を使う必要があります。

応募情報の管理をシステムに任せて単純な作業から解放された分、分析を行うほうに頭を使いましょう。

どうすれば今よりも応募数が増えるのか、欲しい人材からの応募が来るのか、採用単価を下げられるのかなど、人事・採用担当者が考えるべきことはたくさんあります

 

3.2.導入するATS(採用管理システム)はきちんと選ぶ

ATS(採用管理システム)で応募管理するメリットとしてセキュリティ面を挙げましたが、そもそもセキュリティ対策のしっかりしたATS(採用管理システム)を選ばなければいけません。

最近、Facebook社が数億人のパスワードを暗号化せずに保存していたという報道がありました。

世界的に有名な企業でもセキュリティ対策が十分ではないこともあります。

導入するATS(採用管理システム)を決めるときは、具体的にどのような対策によってセキュリティが保たれているのか、技術的な面からきちんとチェックしておくことが望ましいです。

 

4.応募管理におすすめのATS(採用管理システム)「KAIZEN RECRUIT(改善リクルート)」

ATS(採用管理システム)で応募管理するメリットや注意点についてご紹介しました。

それらを踏まえ、応募管理におすすめのATS(採用管理システム)「KAIZEN RECRUIT(改善リクルート)」

をご紹介します。

サムネイル

KAIZEN RECRUIT(改善リクルート)は、米国Pacific Reach Advisors社が販売するATSです。

採用の現場の「こういう機能が欲しい」という声によって生まれているKAIZEN RECRUIT(改善リクルート)なら、過不足ない機能を適正な価格で利用することができます。

他のATS(採用管理システム)でよくある「安いけれど機能が足りない」「機能豊富だが使わない機能があって高い」という問題点を解決しているのがKAIZEN RECRUIT(改善リクルート)です。

自動化できるところをすべて自動化することで、40日かかった採用をたった7日に短縮することができます。

具体的な機能として、

 

  • 自動スクリーニング機能

  • 全自動メール

  • 日程調整自動化機能

  • 事前撮影録画面談

  • マルチ言語対応

  • 採用経路一元管理

 

などがあります。

特に自動スクリーニングや録画面談は他のATS(採用管理システム)にはなかなかない機能です。

自動スクリーニング機能では応募者に入力してもらった情報から条件にあった人材のみを自動で選別することができます。

採用可能性の高い人材に絞って面接に進めることができます。

また録画面接では遠方にいる人材との面接を簡単に実施することができます。

例えば、留学していたり海外で働いていたりする人物とも簡単に面接ができます。

 

14日間の無料トライアルもあるので、実際に使ってみてから本格導入を検討することができます。

KAIZEN RECRUIT(改善リクルート)の日本の販売代理店として、株式会社ダイレクトソーシングはKAIZEN RECRUIT(改善リクルート)について、ATSについて、採用ブランディングについて等、ご相談に対応することができます。

ぜひ一度無料トライアルをお試しください。

きっとその使いやすさ、パフォーマンスの高さを実感することができると思います。

 

>>改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)の詳細はこちら<<

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