ATS(採用管理システム)の機能には何がある?効率化や自動化を実現する機能8つ

執筆者: 三上 on 19/04/30 9:00 |

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ATS(採用管理システム)の機能について、一体何があって何ができるのか把握されていますか?

みなさんこんにちは!株式会社ダイレクトソーシングの三上です。

ATS(採用管理システム)についての記事を何回かお送りしていますが、機能についての説明をきちんとしていなかったなあと思います。

そこで今回はATS(採用管理システム)の機能について、1つ1つ何があって何ができるのかという点に焦点をあてて説明したいと思います。


1.ATS(採用管理システム)は何ができるもの?

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ATS(採用管理システム)の機能1つ1つを見ていく前に、まずはATS(採用管理システム)そのものについて簡単にご紹介しましょう。

ATS(採用管理システム)自体は「採用の情報を1つにまとめ、採用業務を効率化するため」のものです。

ATSは「Applicant Tracking System」の略で、「Applicant」は応募者や候補者、「Tracking」は追跡の意味で、採用応募者が応募からどのような経路を経て現在どのような状態にあるかを追いかけて見ていくことができるものと思っていただければと思います。

 

ATS(採用管理システム)を採用の現場に導入することで何が変わるかというと、導入前と比べて主に「可視化」「効率化」という面で変化があるはずです。

 

まず可視化についてですが、採用に関する情報、例えば応募者の人数、選考状況、内定者数、内定受諾数・受諾率など、採用計画を設計し施策を考える際に欠かせない数値について、ATS(採用管理システム)上で管理・把握ができるようになります。

全体で今どのような状況になっているのか、アナログな方法で採用業務を進めているといちいち自力で集計してまとめなおす必要があり、人事・採用担当者の負担が増えてしまいます。

ATS(採用管理システム)ではそれらを自動でシステム上でまとめてもらうことができるので、人事・採用担当者は結果だけすぐに確認することができるのです。

さらに社内で選考状況を共有する際も、いちいち紙に印刷して資料を作る必要はなく、ATS(採用管理システム)にログインしてもらえば同じ情報を見ながら状況を報告することができます。

 

次に効率化についてですが、上記の可視化で触れたようにATS(採用管理システム)では人事・採用担当者の負担を軽くすることができます。

選考の一部をATS(採用管理システム)で設定さえしておけば自動で進めることができるので、システム上で選考が進んでいる間に人でなければ対応できない業務の方を進めることができます。

 

ATS(採用管理システム)を導入することは、企業にとって損はないことなのです。

 

2.ATS(採用管理システム)の8つの機能

ATS(採用管理システム)がどのようなものであるかお分かりいただけたところで、具体的にどのような機能があり何ができるのかについてご紹介していきたいと思います。

 

2.1.ATS(採用管理システム)の機能1:求人掲載

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まず最初にご紹介するのが「求人掲載機能」です。

各種求人サイトへATS(採用管理システム)を通して求人掲載ができる機能です。

これの何が良いのかというと、複数の求人サイトへ掲載するときの手間が省ける点です。

複数の求人サイトに掲載するときは、求人サイト1つ1つにログインして募集要項を入力していかなければいけません。

利用する求人サイトが多ければ多いほど入力の手間が掛かり、そして修正や変更を加える際の手間も多くなります。

しかしATS(採用管理システム)を使えば、ATS(採用管理システム)上で募集要項を作成し、連携している採用サイトのボタン1つで掲載することが可能です。

修正や変更もATS(採用管理システム)を通せば作業量少なく、そしてぬけ漏れもなく対応することができるのです。

 

2.2.ATS(採用管理システム)の機能2:採用ページ作成

次は「採用ページ作成機能」です。

企業は採用ページを用意しておくことで、

 

  • どのような企業か
  • どのような事業を行っているのか
  • どのような職種があって募集中なのか
  • 実際に働いている社員はどのような考えをもってどのように働いているのか

 

ということを外部に発信していくことができます。

インターネットの普及した現代では、昔に比べて会社の情報を手にすることが簡単になっています。

そこで企業の採用活動において必要となってくるのが「採用ブランディング」です。

採用ページに自社や既存社員に関する情報を掲載することで、採用ブランディングをしていくことが必要です。

 

しかしwebサイトを用意するとなると、制作会社に依頼するためにコストが掛かり、希望や要望を伝えるが発注先次第では大変なこともあります。

一部のATS(採用管理システム)では採用ページを簡単に作成することのできる機能があります。

ATS(採用管理システム)の採用ページ作成機能を使うことで、人事・採用担当者でも簡単に自社の採用ページを用意することができます。

 

2.3.ATS(採用管理システム)の機能3:応募者管理

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ATS(採用管理システム)の機能の中でも特に主な機能として挙げられるものが「応募者管理機能」です。

連携している求人サイトからの応募情報は自動で、その他からの応募は手動にはなりますが、応募者の情報をATS(採用管理システム)に一元管理することができます。

紙の履歴書では管理場所にも困りますし、応募者の一覧が必要な場合はExcelなどで自分で作成しなくてはいけません。

しかしATS(採用管理システム)であれば管理場所には困らない上に、応募者の一覧もATS(採用管理システム)上で簡単に見ることができます。

なによりセキュリティのしっかりしたシステムが多いので、紙で社内に保管しておくよりも安全という点もメリットです。

 

2.4.ATS(採用管理システム)の機能4:自動スクリーニング

求人に応募があったとき、まず最初に行うのが書類選考という企業は多いのではないでしょうか。

とくに企業の規模が大きく、知名度もあり、応募数の多い企業にとってはひとりひとりの履歴書や応募の際の入力情報をチェックするだけでも非常に多くの時間がかかります。

その中には、募集要項に記載した「〇〇の資格を有していること」「実務経験〇年以上」などの条件に満たない人材からの応募があることもあり、できることなら最初から条件に合致した人材のみを面接に進めたいと思っている人事・採用担当者の方も多いのではないでしょうか。

一部のATS(採用管理システム)では、履歴書のかわりにシステム上で応募者に情報を入力してもらい、企業側が設定した条件に満たない人材に対しては自動でお断りのメールを送ってくれるものがあります。

この「自動スクリーニング機能」によって書類選考を簡易化することができ、人事・採用担当者は本当に時間をとって対応すべき人材に集中することができます。

 

2.5.ATS(採用管理システム)の機能5:自動メール送信

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前述の自動スクリーニング機能で少し触れましたが、「ATS(採用管理システム)には自動メール送信機能」を有しているものがあります。

自動スクリーニングで条件に満たない人材にお断りのメールを送るだけでなく、面接に進んだ後でも自動メール送信機能が役立つシーンがあります。

例えば面接が終わった後、面接担当がその人材を次の選考に進めるか、それともお断りするかを決めたとき、ATS(採用管理システム)上で合否をボタン1つで選択することで、あらかじめ登録しておいたお断りのメールや次の選考の案内などを自動で送ることができます。

メールを都度ひとりひとりに送る作業自体も大変ですが、人事・採用担当者以外が面接担当のときの合否連絡は面接担当者に結果を聞いて人事・採用担当者がメールを送るという流れである以上、余計に時間が掛かってしまいます。

しかしATS(採用管理システム)に自動メール送信機能があれば、面接担当者がATS(採用管理システム)上で合否を選択するだけで結果をすぐに連絡することができます

人事・採用担当者はATS(採用管理システム)上で合否を確認することができるので、いちいち面接担当者に直接確認する必要もありません。

多忙な方が担当している場合、なかなかつかまらずに合否の確認が遅れる、ということもATS(採用管理システム)を使えば防げるのです。

 

2.6.ATS(採用管理システム)の機能6:面接日程調整

書類選考や面接の後、次の面接に進んで欲しい人材には面接日程の調整を行いますよね。

しかしその日程調整が結構面倒、と思っている方は多いのではないでしょうか。

とくに人数が増えると余計にです。

そこでATS(採用管理システム)ではカレンダーと連携させることで、次の面接に進んでもらおうと思った相手に自動で面接の候補日を送ることができます。

そのため一度の面接を設定するために何度もメールを往復する必要がないのです。

 

2.7.ATS(採用管理システム)の機能7:ビデオ面接

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ATS(採用管理システム)の中には、あらかじめ面接官の録画した映像をアップロードし、web上で応募者に面接を受けてもらうことができます。

その応募者の様子も録画してATS(採用管理システム)上に保存することができます。

録画したビデオ面接なので、応募者は好きなタイミングで面接を受けることができ、人事・採用担当者も好きなタイミングでその映像を確認することができます。

ATS(採用管理システム)に「ビデオ面接機能」があれば、東京のオフィスにいながら、北海道や沖縄だけでなく、海外にいる応募者とも面接をすることができます

ATS(採用管理システム)を使っていなくても、ビデオチャットで面接をすることは可能ですが、問題は時間帯です。

国内であれば簡単にできますが、海外の場合は時差があるためリアルタイムで通信をとるビデオチャットによる面接は難しいのです。

しかしATS(採用管理システム)でのビデオ面接であれば、簡単に海外在住の人とも面接が可能です。

 

2.8.ATS(採用管理システム)の機能8:分析

ATS(採用管理システム)の機能として、最後にご紹介するのは「分析機能」です。

人事・採用担当者の仕事は「採用活動を行い、無事採用ができた。はい終わり」ではありませんよね。

採用後に、行った施策、結果を踏まえて分析し、次の選考時に活かさなければいけません。

分析を行わない採用では行き当たりばったりで、会社の採用力の底上げにはなりません。

 

しかし分析を行うには応募者数、選考通過率、コストなどの数値をすべて集計しなければなりません。

また時期によって行った施策がことなれば、それぞれのタイミングでの応募者数やその内訳を見ていかなくてはいけません。

それは大変な手間になります。

そこでATS(採用管理システム)の分析機能を活用することで、簡単に分析を行うことができます。

どの経路からの応募がもっとも入社に繋がったのか、コストパフォーマンスが良いのかも一目で分かるので、人事・採用担当者はその結果を元に次にどうしていくかを判断することに頭を使うことができるのです。

 

3.8つの機能すべてを備えたATS(採用管理システム)「改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)」

以上がATS(採用管理システム)の機能でした。

ATS(採用管理システム)の種類によっては、これらの機能のすべてを備えていることもれば、一部の機能がない場合もあります。

あくまでもご紹介したATS(採用管理システム)の機能は例ですので、自社の採用活動に必要な機能が何かを考えてぴったりなATS(採用管理システム)を選んでいただければなと思います。

ただ私個人としてはすべての機能を備えたATS(採用管理システム)の方がどのような採用の場合でも使いやすいのではないかなと思います。

今回ご紹介した機能すべてを搭載したATS(採用管理システム)があるので、今回はその管理システムを最後にご紹介したいと思います。

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改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)は今回ご紹介した「求人掲載」「採用ページ作成」「応募者管理」「自動スクリーニング」「自動メール送信」「面接日程調整」「ビデオ面接」「分析」のすべての機能が備わったATS(採用管理システム)です。

マルチ言語に対応しており、国内国外を問わず広く人材を募集している会社にはとても使いやすいATS(採用管理システム)でしょう。

無料トライアルもあるので、実際に機能をチェックしてから導入できるので、ぜひ気軽に試してみてください。

採用の現場の声を反映しているので、非常に使いやすいはずです。

 

>>改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)の詳細はこちら<<

 

4.必要な機能からATS(採用管理システム)を選ぼう!

採用したい人材像や採用活動の状況は企業によって異なります。

それぞれの状況によって必要とする機能も違うはずなので、ATS(採用管理システム)を導入する際は機能をよく確認して検討しましょう。

ぴったりなATS(採用管理システム)を選ぶことができれば、採用業務の負担は軽くなり、より頭を使うべきところに注力することができます。

ぜひATS(採用管理システム)の便利な機能を活用してみてくださいね!

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