ATS(採用管理システム)で応募一元管理すべき理由とは?

小野 執筆者: 小野 on 19/08/16 13:00 |

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ATS(採用管理システム)で応募一元管理できていますか?

みなさんこんにちは!株式会社ダイレクトソーシングの小野です。

人事・採用担当者の方は、求人に対する応募をどこでどのように管理されているでしょうか?

Excelでしょうか?

もしくは紙?

複数の採用媒体を利用していると、管理が少々手間になりますよね。

そこでおすすめしたいのがATS(採用管理システム)です。

今回は求人に対する応募を一元管理しないデメリットやATS(採用管理システム)で応募一元管理すべき理由をご紹介します。

 

1.求人に対する応募を一元管理しないデメリット

まずは何故、求人に対する応募を一元管理すべきなのかをご理解いただくために、一元管理しないデメリットをご説明したいと思います。

 

1.1.応募情報が分散され全体把握が困難になるため

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まず1つ目に、応募情報の分散による全体把握の困難さが挙げられます。

現時点で職種Aに対する応募が全体で何件あり、選考途中の候補者が何人おり、内定者が何人、そのうち内定受諾者は何人か、をすぐに把握することができません。

そのため、目標採用数に対して足りているのか、もしくは足りていないのかもすぐには分からず、さらに採用媒体を増やしたり求人の露出を増やしたりすべきかの判断もできません。

バラバラになっている応募情報をまとめて集計している間に、状況が変わっており、集計結果が社内共有されたころには把握している情報と実際の数値に大きな差が生じる可能性があるのです。

応募情報が分散され全体把握が困難になることで、経営判断に影響を及ぼすリスクがあります。

 

1.2.採用媒体数が増えるほど応募情報を見るための手間が増えるため

各採用媒体の数値を1つにまとめるためには、それぞれの現状値を管理しているデータを確認する必要があります。

インターネットに求人掲載ができる採用媒体の場合、サービスごとに管理画面があることが多いのですが、その管理画面にいちいちログインして数値を確認しなくてはいけません。

管理画面に表示される項目やレイアウトはそれぞれ異なるのですが、1つにまとめる際にはそれをきちんと同じ形で1つにまとめ直す必要があり手間が掛かります

ある採用媒体では応募者情報と現時点での選考状況がきちんと紐づいているかもしれませんが、他の採用媒体ではデータが紐づいていないということもあるのです。

そのうえ、年々様々な採用媒体が世の中に出てきます。

目標採用人数が多い場合や募集分野・職種が複数ある場合、それに合わせて利用する採用媒体は多くなりやすいです。

そのため応募情報をまとめるために、それぞれを確認する手間が増えてしまうのです。

 

1.3.採用媒体ごとに比較する手間が生じるため

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応募情報を一元管理しておけば、採用媒体同士で比較する際も簡単です。

同じ場所を見て数値の大小を比較すればいいだけの話です。

しかし応募情報が分散されている場合、前述したようにそれぞれ確認する手間が生じ、「採用媒体Aと採用媒体Bで比較して、コストパフォーマンスの悪い方を利用停止しよう」と思っても、どちらが良いのか悪いのか、すぐには分かりません。

比較に手間が掛かることで、つい比較を後回しにしてしまい、費用対効果を無視した採用活動を続けてしまうこともあります。

 

1.4.情報のぬけ漏れが発生する恐れがあるため

応募情報に限らず、分散された情報を1つにまとめる際に生じるリスクとして一部情報のぬけ漏れが挙げられます。

情報を集約するのが人間である限り、そして手動で集約する限り、絶対にミスが起こらないとは言えません。

人事・採用担当者が1人である場合は、利用している採用媒体をすべて把握している可能性が高いと思いますが、仮に人事・採用担当者が複数おり、募集職種や支社ごとに採用業務を分業している場合、お互いに利用している採用媒体を把握しているとは限りません。

情報を分散させるということは、このようなリスクをはらんだ状態であるのです。

 

2.ATS(採用管理システム)を用いて応募一元管理をすべき理由

求人に対する応募を一元管理しないデメリットをご紹介しました。

このようなデメリットがあることを考えると、応募を一元管理すべきであることはお分かりいただけるのではないでしょうか。

一元管理をする方法も複数あります。

紙で管理するのか、Excelで管理するのか、もしくはATS(採用管理システム)か。

私は断然ATS(採用管理システム)での応募一元管理をおすすめします。

なぜATS(採用管理システム)で応募一元管理をすべきなのか、その理由を次にご説明したいと思います。

 

2.1.採用媒体と連携されていれば自動で一元化できるから

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ATS(採用管理システム)は採用媒体と連携ができるものが多く、その媒体のフォーム経由の応募については自動で情報がATS(採用管理システム)に集約されるものが多いのです。

そのためいちいち手作業で入力する必要がなく、ミス無く応募の一元化が可能です。

人事・採用担当者は求人を掲載した後、応募が来るのを待ち、応募がきたらATS(採用管理システム)に集約される情報を確認するだけでいいのです。

 

2.2.複数の採用媒体からの応募でも同じ項目で並べてまとめることができるから

また複数の採用媒体からの応募があっても、ATS(採用管理システム)であれば同じ項目、レイアウトで応募者情報を並べて一覧化することができます。

採用媒体によって質問の文言や質問項目に違いがあっても、同じ項目で一覧にすることができるため、応募者同士の比較が容易になります。

 

2.3.最新の選考状況の情報とも紐づけて一元管理ができるから

応募情報を一元化するだけでなく、各応募者の選考状況も紐づけて見ることができます

応募者の情報を一覧化して見ることができても、現時点での状況、まだ接触していないのか、選考中か、内定を辞退されたのか、内定を受諾してもらえたのかなども把握できなくては一覧にしてもあまり意味がありません。

選考状況の情報もATS(採用管理システム)であれば自動で一覧上に更新されますので、入力の手間が必要ありません。

 

2.4.元々分析機能が備わっているATS(採用管理システム)が多いから

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応募一元管理をしていないデメリットとして、分析がしづらいという点を挙げましたが、ATS(採用管理システム)であれば元々分析機能が備わっているものが多く、自動で集計・分析をしてくれます。

一目見て分かりやすいようにグラフや表にまとまって表示される分析機能を有しているものもあり、人事・採用担当者が一々作業をする必要がありません。

さらにレポートに出力できるものもあるので、社内会議や報告の際も集計・分析の手間が省けます。

 

3.応募一元管理におすすめのATS(採用管理システム)「改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)」とは?

応募の一元管理にATS(採用管理システム)を使うべき理由をお分かりいただけたでしょうか。

そもそもATS(採用管理システム)は採用に関する情報を一元化し、業務効率を高めるためのシステムですから、ATS(採用管理システム)以上に応募一元管理に向いているツールはないのではないでしょうか。

 

さて応募一元管理に向いているATS(採用管理システム)ですが、種類も様々ありどれを使えばいいのか迷ってしまうかと思います。

そこで応募一元管理におすすめのATS(採用管理システム)が改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)です。

なぜ改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)が応募一元管理に向いているのかをご紹介したいと思います。

 

改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)は米国Pacific Advisors社が販売しているATS(採用管理システム)です。

日本でも使えるのか不安に思う方もいるかもしれませんが、マルチ言語対応で、日本で日本人を採用することにも使えますし、日本にいながら海外にいる人材を採用するのにも利用できます。

 

改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)は「採用の自動化」がキーワードのATS(採用管理システム)です。

そこに応募一元管理のためのATS(採用管理システム)として改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)が向いている理由があります。

連携している採用媒体からの応募が自動で集約される点、集約された応募者情報をもとに自動スクリーニングをかけ、条件に合致する人材のみを次の選考に案内することができる点、動画面接を実施した場合に応募者からの動画も応募者情報とともに改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)上に保存できる点などが挙げられます。

動画面接ではなく、実際に会って行う面接でも、カレンダー連携ができていればスケジュール調整も自動で行うことができます。

改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)は応募者の情報を基本自動で、エントリーの際の情報から選考状況、選考に使うデータまでを1つにまとめることができ、応募一元管理に必要な機能が揃っています

自動機能が備わっていることで採用に掛かる時間も短縮することができ、さらにcsvデータの読み込み・出力にも対応しているため、現時点で他のATS(採用管理システム)を利用している場合でも乗り換えを検討する企業様もいらっしゃいます。

応募一元管理を実現させたいという企業の人事・採用担当者の方は、是非改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)の導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

>>改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)の詳細はこちら<<

 

4.応募一元管理ならATS(採用管理システム)を使ってみよう!

今回は応募を一元管理しないことによるデメリット、ATS(採用管理システム)で応募一元管理すべき理由、おすすめのATS(採用管理システム)ご紹介しました。

応募を一元管理するためのツールは様々ありますので、ぜひ自社に合ったツールを見つけてみてください。

応募一元管理で採用業務の効率を改善させましょう。

 

ATS(採用管理システム)

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