ATS(採用管理システム)にスクリーニング機能は必要?スクリーニング機能のメリット

執筆者: 三上 on 19/03/15 16:30 |

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ATS(採用管理システム)を使ってスクリーニングしていますか?

みなさんこんにちは!株式会社ダイレクトソーシングの三上です。

 

ATS(採用管理システム)。

利用している企業も増えてきていますが、色々な種類があって、機能も様々です。

人事・採用担当者にとって便利な機能はどんどん活用していきたいですよね。

その便利な機能の1つとして利用をおすすめしたいのがスクリーニング機能です。

今回はATS(採用管理システム)のスクリーニング機能について、そのメリットや注意点についてご紹介していきたいと思います。


1.ATS(採用管理システム)ってどんなもの?

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スクリーニング機能について説明する前に、まずはATS(採用管理システム)とはどのようなものかを知っておきましょう。

ATS(採用管理システム)は、採用業務に関する情報を1箇所にまとめ、管理し、可視化・効率化ができるシステムです。

採用に関わる業務は多岐に渡りますよね。

 

  • 採用媒体への求人掲載

  • 応募者とのやり取り

  • 面接の設定

  • 社内調整

 

などなど。

しかも採用媒体や募集職種などが複数あると余計に煩雑になってきます。

 

そこでそれらの情報や業務を管理しやすくするのがATS(採用管理システム)です。

1つのシステムへ募集要項を入力すれば複数の採用媒体に一気に掲載することができたり、すべての応募者の情報や選考情報を1箇所にまとめてリアルタイム分析ができたり、社内共有もシステムを通して行うのでいちいち紙に印刷する必要もありません。

多岐にわたる人事・採用担当者の負担を軽くしてくれるATS(採用管理システム)を、使わない理由がありません。

 

2.ATS(採用管理システム)のスクリーニング機能とは

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ではATS(採用管理システム)のスクリーニング機能とはどのような機能でしょうか?

 

ATS(採用管理システム)のスクリーニング機能は、求人に対して応募があったとき、応募者に入力してもらった情報をもとにふるいをかけ、一定の条件を満たした応募者のみを次の選考に進むようにしてくれる機能です。

イメージしやすいように具体的な例を出してみましょう。

 

例えば、「東京のみにオフィスがある会社で、エンジニアとして即戦力となり、かつマネジメント職を任せられる人材を中途採用で獲得したい」という状況とします。

その際に考えられる「本来望んでいない状況」として、

 

  • エンジニア未経験の人材からの応募がくる

  • エンジニア経験があるがスキルが足りない

  • 東京のオフィスに出勤できない距離の地方、海外の人から応募がくる

 

などが挙げられます。

このようなとき、履歴書に記載するような応募者の情報をインターネットを通じて送ってもらいます。

名前、住所、連絡先、学歴、職歴、資格、スキル、「オフィスへ通勤が可能か」などの質問に対する答えなどを入力してもらえれば、その情報がATS(採用管理システム)に登録されます。

あとは企業側が設定した条件、例えば「エンジニア歴●年以上」「Pythonスキルがある」「オフィスへの通勤可能」という条件に従ってATS(採用管理システム)が応募者をふるいわけてくれます。

条件を満たしている場合は面談や面接といった次の選考に進むための案内を応募者に送り、条件を満たしていない場合はお断りのメールを自動送信してくれます。

 

これがATS(採用管理システム)のスクリーニング機能です。

 

3.ATS(採用管理システム)にスクリーニング機能があるメリットとは

ATS(採用管理システム)のスクリーニング機能がどのようなものか分かったところで、ATS(採用管理システム)にスクリーニング機能があるメリットについて具体的に見ていきましょう。

 

3.1.本当に会うべき応募者に時間や労力を割くことができる

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もしスクリーニング機能のないATS(採用管理システム)を使っていたり、そもそもATS(採用管理システム)を使っていなかったりする場合、応募者が多ければ多いほど人事・採用担当者が対応しなければいけない人数が多くなり、対応時間も増えてしまいます。

いちいち履歴書に目を通すとなると大変ですよね。

最低限必要な条件を満たしていない人材からの応募もあるわけですから、正直な話、書類選考の時点でお断りする人の履歴書よりも次の段階に進む人の履歴書をじっくり見たい、じっくり対応したいというのが本音ではないでしょうか。

 

ATS(採用管理システム)を使って応募者をスクリーニングすることができれば、採用する可能性が少しでもある応募者に対してのみ、人事・採用担当者や面接担当社員、役員、代表などの時間や労力を割くことができます

最低限必要な条件を満たしていない人材は、いくら時間を費やしても採用する可能性は限りなくゼロです。

成果に結びつくことに対して優先的に時間と労力を使うことができれば、業務効率は大きく改善されます。

 

3.2.選考結果の連絡をミス無く送ることができる

人間である以上、ミスをゼロにすることはできません。

そのため、履歴書の内容を一部見逃してしまい本当は次の段階に進むはずだった応募者をお断りしてしまったり、逆にお断りするはずだった応募者を面接に進めてしまったり、ということが起こってしまう可能性があります。

 

ATS(採用管理システム)で応募者をスクリーニングすることで、条件に沿った内容で自動的にシステムが応募者へ適切な対応をとってくれます。

ミスを防ぎ、無駄をなくすことができる、というのがATS(採用管理システム)のスクリーニング機能のメリットです。

 

4.ATS(採用管理システム)でスクリーニングする際の注意点

あると便利なATS(採用管理システム)のスクリーニング機能。

しかし落とし穴もあります。

ATS(採用管理システム)で応募者をスクリーニングする際の注意点についてご説明します。

 

4.1.設定する条件に見落としはないか

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ATS(採用管理システム)のスクリーニング機能について説明した際に挙げた、

 

  • 東京のオフィスに出勤できない距離の地方、海外の人から応募がくる

 

という「本来望んでいなった状況」について、スクリーニングの条件を「居住地:東京、埼玉、千葉、神奈川県に在住」としてしまった場合、お断りすべきではない相手もお断りしてしまう可能性があるのです。

なぜなら現在は地方や海外に住んでいても、近いうちに東京やその近くに引っ越してくる可能性があるためです。

結婚や配偶者の転勤を機に転職をする人は少なくありません。

「オフィス通勤が可能であること」が本来見るべき条件ですから、通勤が可能か質問する項目を用意しておくのが適切です。

 

このようにATS(採用管理システム)のスクリーニング機能を使う際、設定する条件に見落としがあると、採用すべきだった優秀な人材を逃してしまう可能性があるのです。

 

4.2.条件設定にミスはないか

条件の決め方自体に見落としがなくても、条件をATS(採用管理システム)に登録するときにミスしてしまう可能性があります。

仮に「オフィスに通勤できるか」という質問を入力項目に設定していたとしても、スクリーニングの条件をこの項目に対して「はいの人を除き、いいえの人を次の選考に進める」としてしまったら、真逆の結果を応募者に返すことになってしまいます。

ATS(採用管理システム)のスクリーニング機能を使えば自動で応募者を振り分けることができるとしても、設定が正しくできているという前提の上です。

スクリーニングの条件設定の際は注意しましょう。

 

4.3.応募者が入力を間違うこともある

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仮に企業側が正しく、適切にスクリーニングの条件を設定できていたとしても、応募者が情報入力の際に間違う可能性はゼロにはできません

東京在住なのに通勤不可となっている場合、人が直接目を通せば入力ミスを疑うことができますが、スクリーニングでは自動でお断りとなってしまい人事・採用担当者の目に入ることすらありません。

企業側ができることは、ミスを防ぐような入力画面にしたり確認画面を設けたりなどの工夫くらいです。

 

5.スクリーニング機能ありのATS(採用管理システム)「改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)」

ATS(採用管理システム)のスクリーニング機能について、そのメリットや利用上の注意点についてご紹介してきました。

ATS(採用管理システム)のスクリーニング機能は使う際に注意する点はあれど、膨大な仕事量を抱えていたり、応募者が多く選考を進めるのも一苦労していたりする人事・採用担当者にとっては大きなメリットとなることでしょう。

応募数が少なく、すべての応募者の情報に目を通してもさほど負担にならないのであれば必要はないでしょう。

自社の採用状況、採用計画に応じてATS(採用管理システム)の必要性、スクリーニング機能の必要性を判断していただければと思います

 

最後にスクリーニング機能のあるATS(採用管理システム)が必要な企業の方のために、ちょうどぴったりのATS(採用管理システム)「改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)」をご紹介したいと思います。

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改善リクルート(KAIZEN RECRUIT)は「40日かかった採用をたった7日に」をいうことで、採用プロセスをすべて自動化することで選考スピードを格段にアップできるATS(採用管理システム)です。

もちろん自動スクリーニング機能がついており、簡単な質問を設定しておくことで人事・採用担当者が対応すべき候補者のみに絞り込むことができます。

スクリーニング機能以外にも、全自動メール送信機能、面接スケジュールの自動調整機能、ビデオ録画による面接機能など、人事・採用担当者の負担を軽くする優れた機能が搭載されています。

世の中にあるATS(採用管理システム)の中でも費用と機能とバランスが良く、14日間の無料お試し期間があるので、ぜひ一度試してみていただいて、その使い勝手の良さを実感して欲しいなと思います。

詳しい内容は下記のリンクからお問い合わせいただければと思います。

お気軽にお問い合わせください。

 

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