ATS(採用管理システム)とは?人事・採用担当者が使うべき理由とは

執筆者: 三上 on 18/11/30 9:00 |

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ATS(採用管理システム)は利用されていますか?

みなさんこんにちは!株式会社ダイレクトソーシングの三上です。

 

人事・採用担当者の方はATS(採用管理システム)についてご存知だとは思いますが、いざ導入しようと思うとどれを選べばいいのか分からない、ということが多いと思います。

さまざまな種類のATS(採用管理システム)がありますので迷ってしまいますよね。

そこで何回かに分けてATS(採用管理システム)について紹介する記事を書きたいと思います。

今回は基礎編として、ATS(採用管理システム)とは、どのような機能やメリットがあるのか、まとめてみました。

 

1.ATS(採用管理システム)とは?どんな機能があるの?

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ATSとは、「Applicant Tracking System」の略で採用管理システムのことです。

ATS(採用管理システム)は採用業務に関する情報を一箇所にまとめて管理するためのツールで、人事・採用担当者の業務負荷を軽減してくれます。

求人票を作成して各求人媒体に掲載したり、応募者と連絡をとったり、応募者の情報を管理したり、面接時の各担当からのフィードバックなどを登録・共有したり、などなど。

 

ATS(採用管理システム)を利用していない企業では、複数のExcelに情報が分散されていたり、データ集計において一部手作業が必要だったりと、何かと細々とした業務が発生してしまう環境ではないでしょうか。

ある項目を確認しようと思っても、なかなか保存している場所が見つからない、集計する際に数え間違えるなど、情報が散らばっている状況はミスを誘発します。

採用に関するすべての情報を一元管理することは、人事・採用担当者の負担軽減だけでなく、ミスの防止、企業全体の採用力の向上など様々なメリットがあるのです。

 

2.ATS(採用管理システム)のメリットとは

ではATS(採用管理システム)には具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?

 

2.1.採用候補者の情報を一元管理できる

ATS(採用管理システム)のメリット1つ目は、採用候補者の情報を一元管理できる点です。

候補者の履歴書や現在のステータスなど、複数のツールにまたがって管理していないでしょうか?

情報によって管理する場所が異なると、いちいち確認するのが手間になります。

 

また企業が直接採用候補者に声を掛けるダイレクトリクルーティングでは、声を掛けた際に入社の意思がなくても、その人に関する記録をとっておけば後でまた声を掛けることができます。

人材をプールしておくのにもそれを管理しておく必要があります。

ATS(採用管理システム)はそのようなシーンでも活用できます。

 

2.2.複数の採用媒体からの応募をまとめられる

複数の採用媒体を利用している企業は多いのではないでしょうか?

窓口を複数持っておくことで、求人情報が多くの人の目に入るのですが、管理の手間が増えてしまいます。

例えば複数の求人サイトを利用しているのであれば、いちいちその管理画面にログインしなければならないことがあります。

全体の応募人数やそこからの採用率を集計する際にも、各採用媒体の数値を確認しなければいけません。

しかしどの採用媒体からの応募でも、すべてATS(採用管理システム)に情報がまとまるようになっていれば、1つのツールですべてを把握することができます。

採用候補者を比較する際にも同じプラットフォーム上で並べてみることができるので見やすいですよね。

 

2.3.選考時に情報を社内共有しやすい

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1次選考は一般社員、2次選考はマネージャークラス、3次選考は役員のように選考の段階によって対応する社員が変わることが多いと思います。

前の選考で対応した人からのフィードバックを共有しておけば、次の選考で対応する人はより深く相手を知るためのコミュニケーションが取りやすくなります。

口頭で伝えるのは非効率ですし、毎回人事・採用担当者がまとめて伝えるのも大変な手間です。

ATS(採用管理システム)1つにまとまっていれば、対応者はそれを見ながら面接に臨むことができます。

採用は人事・採用担当者の仕事だと思って、他の社員にとって興味の対象外であることがあります。

しかし採用は会社の未来をつくることでもあるため、会社全体で取り組んでいく必要があることもあります。

ユーザーの権限によってアクセスできるデータの範囲が異なるATS(採用管理システム)を利用すれば、簡単に、かつきちんと管理しながら、採用に関する最新情報を社内で共有できます。

 

2.4.採用候補者への対応にぬけ漏れがなくなる

採用活動を進めていくと、採用媒体Aから応募のαさんは1次選考前、採用媒体Bからのβさんは最終選考が済んで結果連絡前、採用媒体Cからのγさんは内定を出したが返答待ち・・・・・・、と様々な応募者が様々な状況にあるはずです。

そうなってくると、連絡が必要なタイミングにある採用候補者に連絡をしていなかった、なんてことも。

企業側の動き待ちなのか、採用候補者の動き待ちなのか、ボールを持っているのが企業側であれば進む採用も進みません。

ATS(採用管理システム)で各採用候補者のステータスを一元管理することで、そのような対応のぬけ漏れを防ぐことができます。

採用に至らなかった相手でも、のちのちクライアントになる可能性があります。

対応の悪さによって良くない印象を与えてしまうと、将来のビジネスチャンスを逃してしまいます。

 

2.5.データ蓄積による分析と改善ができる

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ATS(採用管理システム)を利用して、採用に関するあらゆるデータを蓄積し、分析、改善につなげることができます。

どの採用媒体からの応募率が高いのか、採用率が高いのかが分かれば、今後どの採用媒体を利用していくかを検討しやすくなります。

また採用候補者とやり取りをしていて、どうすれば反応が良いのか、どんな人が採用に至りやすいのかなども分析することができます。

優秀な人材は国内・海外問わず、多くの企業との争奪戦です。

採用は「数を打てばあたる」ような方法ではなく、きちんと数値に基づき戦略的に進めていくべきです。

データは採っておいて損はありません。

今すぐの活用が無理でもとりあえず採っておき、分析ができる人材が入社したり、データ分析が活きる状況になってから取り組んでもいいでしょう。

 

3.人事・採用担当者におすすめのATS(採用管理システム)3選

最後に人事・採用担当者におすすめのATS(採用管理システム)をいくつかご紹介したいと思います。

紹介しているもの以外にもたくさんのATS(採用管理システム)がありますので、自社の課題にぴったりなATS(採用管理システム)が見つかると思います。

ぜひ比較、導入を検討してみはいかがでしょうか?

 

3.1.初めてのATS(採用管理システム)ならHRMOS(ハーモス)

HRMOS(ハーモス)は株式会社ビズリーチが提供しているATS(採用管理システム)です。

BIZREACH(ビズリーチ)については、「LinkedIn(リンクトイン)とBIZREACH(ビズリーチ)、採用に向いているのは?」や「ダイレクトリクルーティングならBIZREACH(ビズリーチ)を使ってみよう!」でご紹介したとおり、即戦力となる優秀な人材を採用するのに便利なサービスです。

そのBIZREACH(ビズリーチ)を提供してきたことで培ったノウハウを元に作成されていますので、実際の採用の現場に適しています。

 

HRMOS(ハーモス)は、求人作成、応募者管理、応募者とのコミュニケーション、進捗管理、分析の機能を有し、人事・採用担当者の抱える細々とした、また煩雑な業務を一括にまとめてシンプルにすることができます。

また、採用だけでなく、入社後の勤怠、評価、人材開発、給与などの人事向けの機能も有していますので、人事にとってはとても頼りになる味方になるでしょう。

人工知能による人事データの機械学習が可能ですので、データ分析が苦手な人事・採用担当者の方も安心です。

 

3.2.コストを抑えたいならengage(エンゲージ)

engage(エンゲージ)はエン・ジャパンのATS(採用支援システム)で、0円で求人公開が可能です。

掲載期限や件数ま無制限で、Indeed(インディード)にも自動で求人掲載ができます。

採用サイトの作成から、スカウト、応募者管理などの基本機能がすべて無料で利用できるため、できるだけコストを掛けずにATS(採用支援システム)を導入したいという方におすすめです。

エン・ジャパンの他のサービスの利用を検討してもらうためにengage(エンゲージ)は無料で提供されているため、1ヶ月目は無料で2ヵ月目以降は有料になってしまうといったこともありません。

無料ですので、使ってみて合わないなと思っても途中でやめやすく、導入ハードルが低いATS(採用支援ツール)です。

転職サイト「エン転職」の630万人の会員にスカウトを送信することができ、ダイレクトリクルーティングがしたい企業のATS(採用管理システム)としてピッタリなのではないでしょうか?

3.3.LinkedIn(リンクトイン)を利用しているならGreenhouse(グリーンハウス)

ダイレクトリクルーティングに適しているLinkedIn(リンクトイン)。

そのLinkedIn(リンクトイン)を利用している場合におすすめなのがGreenhouse(グリーンハウス)のATS(採用管理システム)です。

Greenhouse(グリーンハウス)はLinkedIn(リンクトイン)のATSパートナーの1つで、全部で8社あるATSパートナーの中でも、連携できる、LinkedIn(リンクトイン)の機能が多いATS(採用管理システム)です。

あのairbnbやevernoteなどの世界的に有名な企業も利用しています。

簡単な作業については自動化することもできるので、やらなければならない、しかし意外と面倒という作業をGeenhouse(グリーンハウス)にお任せできます。

 

なおLinkedInのATSパートナーはGreenhouse(グリーンハウス)の他、JassHR、Lever、Lumesse、Microsoft Dynamics 365 for Talent、SmartRecruiters、Workable、ADP Recruiting Managementがあります。

 

4.ATS(採用管理システム)は目的に応じて選ぶべし

今回はATS(採用管理システム)とはどんなシステムか、基本的なことについてお伝えしました。

ATS(採用管理システム)を導入するメリットがお分かりいただけたでしょうか?

 

お伝えしたとおり、ATS(採用管理システム)は様々な利用シーンに合わせて様々なツールが存在します。

国内でもたくさんの種類がありますが、海外製品も含めたら非常にたくさんの種類があります。

今後、ATS(採用管理システム)を比較した記事や導入の際のポイントについてまとめた記事などもアップしていきたいと思いますので、ぜひお楽しみに!

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